J-CLINIC様へインタビュー

タイでジョブカン勤怠管理を導入いただいております。
J-CLINIC様へインタビューのお時間をご頂戴しました。
タイで勤怠管理の効率化にご興味のある皆様のご参考となれば幸甚でございます。

ジョブカン導入前はどのように勤怠管理を行っていましたか。

指紋スキャンのシステムを使用し、出勤・退勤のみ記録していました。

どのような課題がありましたか。

出勤、退勤以外の勤怠に関することは全て手書きのメモで記録していました。
それをタイ人の担当者が反映するのに、手間と時間がかかっていました。

ジョブカン導入に至る経緯を教えてください。

2020年1月タイ人の経理担当が退職しました。
その際に、経理担当が長続きしない理由は業務過多にあると考え、業務改善に着手。
前述したような課題が明らかになったため、良い勤怠管理システムがないかと探し始めました。

ジョブカンの導入でどのように変わりましたか。

ジョブカンを導入することで大きな変化がいくつか起きました。

‐給与計算の時間短縮。

‐「シフト管理」を活用することで、シフト制を実現。

‐一律だった出勤時間・退勤時間を、遅番・早番など、複数のシフトで勤務させることで、スタッフの残業時間を削減。
結果、経費削減ができ、スタッフもプライベートの時間が増えました。

‐いままで明文化されていなかった特別休暇制度などを、整備するきっかけになった。

ジョブカン導入にかかった期間はどのくらいでしたか。

初期設定、スタッフが打刻に慣れるまでは1ヶ月半程度かかりました。
ジョブカンの仕様に自社の勤怠ルールがはまった、この勤怠ルールでやって行こうと固まったのが、
導入から約 6 ヶ月ほどです。

ジョブカンを導入する際に苦労したことはありますか。

弊社の既存の「残業ルール（計算方法）」、「休憩ルール」が
ジョブカンの仕様に当てはまりませんでした。
メジャーかつ多様な設定が可能なジョブカンの仕様に当てはまらないということは、
当社のルールが一般的ではないのか？もっと良いやり方があるのでは？と、考え、
ルール自体を見直しました。
タイ人スタッフも含め、何度も話し合いを持って新しいルールを作っていきました。

導入して良かった点、悪かった点はありますか。

悪かった点は特にありません。
良かった点は、経理業務が改善され、残業時間が減ったことです。

システム導入に社内の反応はどうでしたか。

元々打刻システムは使っていたのですぐ慣れることができたと思います。
ただ、打刻端末の接続エラー等が度々起きて打刻できないときもあったので、
解決方法がわかるまでは少し不満も出ました。
エラーが出た時は、マネージャーの監視のもと、
スマホのマイページで打刻するなど臨機応変に対応しています。

勤怠管理に使っていた時間をどのくらい削減できましたか。

時間では表現できませんが、経理業務時間は
大幅に削減できるようになったと思います。

逆に各店舗のタイ人マネージャーのシフト登録・更新、
打刻状況を管理する時間ができましたが、それはやるべき業務なので問題ありません。
正しく管理できるようになりました。

サポートを利用したことはありますか、ある場合サポートの質はどうでしたか。

回答スピードにも不満はありませんし、いつも的確に回答をいただいています。

今後ジョブカンに求めるものはありますか。

スタッフがマイページのURLを忘れることが多いので、
アプリがあるとより使いやすくなると思います。

ジョブカンを利用していない企業様に勧めたいと思いますか。

良いサービスですので、お勧めできると思います。
ただ、管理者を的確にアサインすることが必要だと思います。
弊社の場合、下記の3名がうまく機能しました。
①経営者
タイ人マネージャーにジョブカン管理を徹底するよう指揮をとる人。
ジョブカンの仕様と社内ルールがうまくマッチするよう、
タイ人マネージャーと社内ルールの調整・議論ができる人。
②３店舗のタイ人マネージャー
シフト管理・更新、打刻状況を管理、特別休暇の管理
③ジョブカンの管理者
要件定義・設定、ジョブカンに質問する、
エラー対応、スタッフに使い方を説明する人。

ジョブカンを利用したいと思っている方に一言お願いします。

店舗数、勤怠制度にもよりますが、管理運用するタイ人管理職の協力が不可欠だと思います。

御社の今後の展望をお聞かせください。

当社のビジョンは「タイで一番頼りになるクリニックになる」です。
これを実現するため、「結果の出る治療・信頼のおけるコミュケーション・感動のおもてなし」の
３つのミッションに取り組み、1人1人の患者様と向き合っていきたいと思います。

そして、スタッフたちが成長し続けられる場所を提供し、
ここで働くことが幸せだと感じてもらえるような会社にしたいです。