「インターンのシフトを一元管理できていなかった」

ージョブカン勤怠管理導入前はどのように管理を行っていましたか？

ジョブカン導入前は、他社のクラウド勤怠管理システムを利用していました。そのシステムでは、ICカード打刻ができず、PCからしか打刻できないので、不便に感じていました。また、弊社は学生インターンが多くいるので、シフト管理が大変なのですが、そのシステムにはシフト管理機能が無く、代わりにGoogleカレンダーを使用してシフト管理を行っていました。

ーどのような課題をお持ちでしたか？

インターンが多いため、他社と比べて打刻が複雑で出社時刻も一定じゃないので、打刻漏れが頻発していましたね。そのため、月末の勤怠締めの際に打刻修正依頼をたくさんする必要があり、申請する側にも勤怠を取りまとめる側にも負担がかかっていました。また、インターンのシフト管理は各自のGoogleカレンダーの勤務時間に予定を入れるというやり方を取っていたため、シフトを一覧で確認することができず不便に感じていました。

前のシステムではシフトを一元管理できませんでした。

「前のシステムと比べて100倍くらい細かな設定ができる多機能性が決め手」

ーどのような経緯でシステムの入れ換えを検討されたのですか？

2017年4月から、バックオフィス業務改善プロジェクトという、バックオフィス全体で生産性を高めようというプロジェクトが始動し、システム導入の検討に入りました。その中で、勤怠管理、ワークフロー、会計のクラウシステムとして先にジョブカンワークフローの導入が決まりました。そのままジョブカン勤怠管理のご案内もいただき、便利な機能を備えており、費用対効果も問題ないと判断したため、セットで導入することになりました。

ージョブカン勤怠管理を選んだ決め手は何でしたか？

特に良いと感じたところは、多機能性ですね。前のシステムと比べると100倍くらい設定が細かくできるので凄いなと。あとは、サポート電話を置いていないサービスがある中、無料で細かい相談まで丁寧に対応してくれる電話サポートはすごく助かりました。シフト申請・管理ができてインターンの出勤予定を一括で見られるのも決め手の1つでした。

ジョブカンワークフローとセットで導入しました。

「社内で始めた生産性向上プロジェクトに残業アラート機能が役立っています」

ージョブカン勤怠管理導入後はどのように運用していらっしゃいますか？

打刻・休日出勤申請・休暇申請・シフト申請を主に利用しています。弊社は社外研修がたまにあるのですが、その際は、いつもと同じようにICカード打刻ができるように、会場にiPadを持参します。また、ICカードは会社のドアキーと同じものを使用しており、ドアの開閉とともに打刻ができるようにしているので非常に便利です。
50ページ近いマニュアルを自社で作成して運用を始めたので、特に混乱もなく運用できています。

ー導入後の効果についてお聞かせください。

打刻漏れが減りましたね。以前のPC打刻に比べて打刻しやすいという声が多く上がっています。あとは、弊社には、裁量労働、フレックス、時間短時間勤務などさまざまな働き方をしているメンバーがいますが、それぞれの働き方に合わせて勤怠の設定を変えられたことで給与計算にも問題なく接続させられました。

ー導入してよかったと思う場面はどのようなときでしょうか？

ジョブカン勤怠管理の細かな初期設定を行うことで、休日出勤・休暇取得ルールや勤怠の承認を誰がすべきか、などの会社の勤怠ルール全体を見直し、整備するいいキッカケになりました。また、きちっと決めた時間で生産性高く働き、生み出した時間は専門性を高める勉強に使ったり、体を鍛えたり、大切な人と過ごしたりして、この会社のメンバーにとっての「働く」をよりよくしたい。そんな思いで、13期から「残業」に着目した生産性向上の取り組みを開始しています。その中でジョブカン勤怠管理の残業アラート機能が役立っています。残業時間が40時間、45時間を越えたタイミングでアラートを飛ばし、それを上司との面談のキッカケとして活用しています。他には、ジョブカン勤怠管理からAPIでデータを取得し、ポータルサイトで出勤するインターンを一覧で確認できるようにしているのですが、これが非常に重宝しています。