「タイムカードから勤怠情報を書き出す作業が大変。。。」

——ジョブカン勤怠管理を導入する前はどのような管理体制でしたか？

かなりアナログな管理で、タイムカード式の打刻機で管理していました。 タイムカードから出退勤時間・残業の割り出し・遅刻早退の書き出しをして、タイムカード上の勤怠情報の訂正も二重線とハンコでやってました。 有休の申請時には従業員に口頭で連絡してもらって、承認後は管理用のエクセルに記入をしていました。

——日々の業務でどのようなところで困っていましたか？

勤怠情報をすべてタイムカードに書き込んでいたため、修正時に手書きのミスもあり、実際に事務と私の二人体制でチェック・修正等を行う手間が本当にかかっていました。 勤怠情報の確認の際には直接、従業員に時間を割いてもらい確認していたため、管理者、従業員共々コミュニケーションコストがかかることも悩みでした。 体感として、タイムカードをチェックし、エクセルに転記し、従業員に漏れが無いかなどを口頭で確認し修正、給与計算に回すという作業にまる1日かけていたように感じます。

従業員と管理側で情報の確認にかかる時間が悩みでした。

「管理者にも従業員にも双方メリットのあるシステム導入」

——導入の決め手は？

実績とジョブカン勤怠管理のホームページをみて非常にわかりやすいなと感じたところにあります。 導入実績だけでなく、大手比較サイトの勤怠管理システム部門で2年連続1位を獲っていることへの安心感もありました。 また、ホームページを見て、機能の豊富さや、使いやすそうな印象を感じたためジョブカン勤怠管理に決めました。

——導入してよかったと思う場面はどのようなときでしょう

導入して数ヶ月ですが、色んな効果がありました。まず、今まで集計・確認・修正・給与計算の流れが１日から半日ほどに短縮されました。 今まで勤怠情報の確認の際には直接従業員に時間を割いてもらい確認をしていましたが、ジョブカン勤怠管理導入後はリアルタイムで確認できるので、管理側、従業員側両方の時間削減につながりました。また休暇の残日数確認や申請も従業員が自身のマイページでできるようになったので、そういった部分のコミュニケーションコストを削減することにもつながりました。

従業員目線では、ミスしたとき、漏れた時の修正の手間があまりかかりませんし、自分の勤怠情報をパッと見ることができます。管理者目線では、勤務時間の早退・遅刻・残業時間の抽出が簡単にできます。 双方にメリットがあるのでジョブカン勤怠管理を導入してよかったと感じています。

また困ったときにサポート窓口の方がすぐに対応してくれるので、導入がスムーズに行くのは非常に嬉しいですね。
話は変わりますが、ジョブカン勤怠管理導入による効果は思わぬところでも実感できています。従業員目線になるのですが、休暇の取りやすさはあがったように感じています。今までは校長や私に直接伝えてもらっていたのですが、ジョブカン勤怠管理導入後は、各部署の上長にマイページから申請を出してもらうので、従業員としては前よりも気軽に申請しやすくなったでしょうね。

「教育現場のIT化の先駆けとして勤怠管理から」

——最後に同じような教育現場で働く担当者に方にメッセージをお願いします

教育業界はアナログな管理をしているところがまだありますが、当社としては先駆けとして勤怠管理からIT化に踏み出せたことは非常に良いことだと思っています。効率化することで今まで生み出せなかった時間ができるので生産性にも繋がっています。

また利用した料金しか発生しないので、まず少数から始めていき、ゆくゆくは全部署に広げていく、というような始め方が可能です。当学校長も長く教育業界にいますが、そのような人でも対応できるシステムなので良いと思います。

専任の教職員はジョブカン勤怠管理、非常勤の教職員はタイムカードからスタート。
今後は全職員をジョブカン勤怠管理で管理する予定です。