「エクセルでの管理がとても煩雑で時間がかかっていました」

——ジョブカン勤怠管理を導入する前はどのような管理でしたか？

従業員の打刻情報・早退・遅刻・欠勤などの勤怠情報はすべてエクセルで情報を記入し管理していました。また勤怠情報の入力は従業員の自己申告制をとっており、手入力してもらうような運用をしていました。

——実際どのようなところで困っていましたか

エクセルで管理していたため情報の共有に齟齬が発生したり、記入内容の漏れやミスの確認といった部分のコミュニケーションのコストがかかることが問題でした。具体的には、エクセルに手入力してもらった各従業員の勤怠情報を一度管理部で集計し、チェックしていました。実際には、時間を見て、早退・遅刻・欠勤部分を照らし合わせ、入力漏れは直接従業員に確認をとって・・・・。その後にようやく給与計算のデータにするようにしていたので、まるまる5日ほどかかっている状況でした。エクセル上だと、パッと見た時に実際に誰が入力漏れしているのか、欠勤なのかすぐにわからないですし、本当にその情報が正しいのか各部署の上長に確認するのにも一苦労していました

会社の規模が大きくなるにつれ、管理の工数が増えてきました。

「ジョブカン勤怠管理の導入の決め手は細かい機能の網羅性でした」

——ジョブカン勤怠管理を導入しようと思った経緯は何でしょう

最初にお話しした中で説明したとおり、管理情報の整合性と煩雑さ。この2点の課題を解決したいというのもそうなのですが、 会社の規模が大きくなるにつれ、企業として従業員のパフォーマンスの最大化を図っていける環境作りを考えていくべきだと思い、その中でも重要な要素である勤怠管理をシステム化しようと思いました。

——実際に導入の決め手は何だったのですか

実際に決定したのは弊社社長の横山なのですが、細かいところまで機能が網羅されていると感じましたし、導入が容易だったところが決め手と言っていました。例えば、ジョブカン勤怠管理の遅刻・打刻漏れのアラートの通知機能など管理者の手間を省いてくれる機能がきちんと用意されていることですね。話は少し変わりますが、私も前職で、人事労務を担当していため、同じようなシステムを触っていました。その視点から考えると、ジョブカンは姉妹サービスで勤怠管理だけでない領域もカバーしており、会社のフェーズによって管理の仕方を変えていくことができるのも魅力だと感じています。

「導入によって今までかかっていた時間が2/5ほどに短縮されました」

——ジョブカン勤怠管理導入後はどのように運用していらっしゃいますか？

現在はジョブカン勤怠管理では3つの機能を使っています。出勤管理プラン＋シフト管理プラン＋休暇申請管理プランですね。 勤怠情報の入力に関しては各従業員が所持しているPCで出社時に打刻をしてもらっています。 また打刻の修正申請や休暇の申請も各従業員のPCマイページから申請を出してもらい、各部署の上長に承認をしてもらうような運用をしています。

——導入してよかったと思う場面はどのようなときでしょう

エクセル管理の時は、情報の確認に時間をかけた後にデータを顧問税理士の方に投げていました。ジョブカン勤怠管理を導入してからは打刻漏れや遅刻・欠席・早退のアラートが自動で出るので、今まで時間がかかっていた情報のチェックが5日から2日ほどに大幅に短縮され、すぐに顧問税理士の方に渡すことができるようになりました。また従業員用のマイページがシンプルで使いやすく、従業員が何を押したら良いのか直感的にわかる設計なのは嬉しいです。

従業員のパフォーマンスの最大化を図っていける環境作りを考えることはとても大切なこと。