「グループウェアから『ジョブカン』シリーズに一斉乗り換え検討」

ー『ジョブカン』シリーズ導入前の管理はどう行っていましたか？

グループウェアのサービスを使って勤怠管理を行っていました。ワークフローに関しても同じシステムを使って運用管理していたのですが、運用においてエンジニアによる開発が必要な部分があり、設定・修正等が大変でした。

ー導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

グループウェアシステムは、色々な機能が使えることが売りのサービスでしたが、全員が全部の機能を使わないことを考えると利用料金が割高でした。また、シフト管理に関しては、煩雑な管理を行う必要があり、非常に工数がかかっていました。
ワークフローは、ちょっとした修正が自分たちでできず、少し経路を変えるだけでも大きな作業が発生していました。履歴が追えず、必要なファイルや申請、コメントがどこに格納されているのか分からず、探してもなかなか見つからないという課題もありましたね。

ーどういった経緯で『ジョブカン』シリーズを検討されたのですか？

ツールの見直しやリサーチは常に行っていましたが、『ジョブカン』は上司の薦めで検討を始めました。『ジョブカン』シリーズには勤怠管理、その中にシフト管理機能、そして別にワークフローが揃っており、さらにもう一つ課題を持っていた採用管理も持っているということで、グループウェアから一気に乗り換えることにしました。
採用管理に関しては、グループウェアではなくカレンダーやメッセンジャー、スプレッドシートを使用していたのですが、応募者がどんどん増えるにつれ管理工数が肥大化し、タイミングがちょうど良かったのもあり他に合わせて『ジョブカン』の話を聞くことにしました。

勤怠管理だけでなく、ワークフロー、採用管理も同時に検討しました。

「低価格ながらしっかり要件を満たしているシステムでした。」

ー『ジョブカン』シリーズを選んだ決め手は何でしたか？

シフト管理がやりやすく、また、ワークフロー、採用管理とセットで使ってもグループウェアと比較してずっと低価格だったのが決め手ですね。採用管理は、営業の方のお話を聞き、システムがわかりやすく、重要度と緊急度の高い課題が解決できそうだったので、悩むこともなく導入を決めました。最初のお試し期間で実際に使ってみていけそうだなと判断できたのでスムースに移行できましたね。

ー導入後はどのように運用されてますか？

PCは会社の都合上ずっとオープンにはできないので、Web打刻、LINE打刻、Slack打刻の中で各自やりやすいものを使っています。
ワークフローは、即対応が必要なIT関連の起票以外のほぼ全ての申請・報告を『ジョブカン』で管理しています。
採用管理も、一部新卒以外のほぼ全ての流入経路で利用しています。

シフト管理がかなり便利になりました。

「勤怠管理、ワークフロー、採用管理全ての領域で工数削減」

ー導入後の効果について教えてください。

シフト管理にかかっていた工数が3分の2程度に削減されました。全体を一覧で見て運用管理できるようになり、シフトパターンを当てはめながら手軽にシフト調整できるので助かっています。
ワークフローは、何かあれば「ジョブカンから・・・」の一言で伝わるようになったのは便利ですね。
またラクスルでは近年応募者が増加しているのですが、採用管理のシステムを利用しているので以前と変わらない工数しかかかっていません。『ジョブカン』を入れていなかったら絶対に捌けていなかったなと思います。情報の一元管理により進捗が見える化したので、逐一担当者にリマインドをすることができ、その結果候補者に対するアクションのスピードが上がりましたね。

ー導入して良かったと思う場面や便利な機能があれば教えてください。

シフト機能はもちろんですが、レポーティング機能も便利です。レポートをいろいろ組み合わせて抽出できるのが良いですね。
採用管理ですと、自分の応募時の評価情報を非表示にする機能は非常に助かっています。自分の評価が見えると嫌なことってあると思うので。
ワークフローは、経路設計が簡単に作れたり、分岐が簡単に設定できたりと都合の良い設定ができるのは便利ですね。