シフト制を導入している企業では、シフト表の作成から管理まで行う必要があり、日々の運営に関わる重要なマネジメント業務と言えます。

しかし、シフト制の職場ではシフト管理が非効率になってしまったり、従業員のシフトの希望を合理的に達成することができないことが大半でしょう。このようなシフト管理の業務の悩みを改善するためには「シフト管理システム」の導入が効果的です。

そこでこの記事では、シフト管理システム導入のメリットや具体的なシフト管理の方法について解説していきます。シフト管理業務の改善を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

そもそもシフト管理とは

シフト管理とは、シフト制で働く従業員の勤務時間帯や組み合わせなどを管理するマネジメント業務のことを言います。シフト制を採用することで、仕事の内容や繁忙期・閑散期などの仕事の量と従業員の希望時間帯や休日を合理的に調整することができます。

シフト制の労働体制はうまく運用すれば従業員の希望を叶えられますが、運用がうまくいかないと特定の従業員に負担が偏るなどのデメリットが発生する可能性があります。

そのため、適切なシフト管理が行われないと、出勤する従業員が適当でなく人件費が余分に発生してしまったり、業務が適切に回らないなど不具合が発生することがあります。

シフト管理をする目的

シフト管理は、企業の業務効率性の向上や生産性の向上を図り、売り上げや利益が向上することを目的としています。

業務効率性の向上や生産性の向上は、従業員の適切な出勤・休暇管理によって達成されます。

通常の勤務体制であれば、多くの従業員が同じ時間に勤務することになりますが、これだとそれほど業務が発生しない時間に必要以上に従業員が勤務していたり、逆に必要な時にいつもどおりの従業員数しかいないなど、業務量による融通が利きません。

一方、シフト管理をすれば、出勤する従業員の数を調整したり、忙しい時間帯に合わせて従業員を出勤させることができます。

必要なときに必要な人員だけ確保できることで、業務の効率化が達成され、売り上げや利益の向上、人件費の削減等を見込めるのです。

具体的なシフト管理の方法

シフト管理方法は大きく分けて「エクセル管理」と「システム管理」の2種類の方法があります。それぞれにメリットがありますので、自社の管理体制にふさわしい方法を選択しましょう。

エクセルを使ってシフトを管理する

シフト表の作成や従業員の勤務時間を同時に複数管理するには、エクセルシートでの管理が効果的です。エクセル表を使用すれば、曜日や時間の入力も容易であり、エクセル関数により従業員の過不足や出勤日数なども自動で算出することが可能になります。

また、エクセル関数は給与計算時にも重宝します。紙で行うシフト管理に比べ、圧倒的に管理にかかるコストが減ります。

ただし、エクセルでのシフト表の作成は、人為的なミスが生じるリスクも残ります。特に、前月の表を使いまわす場合などは、曜日や祝日の設定が間違っていたり、関数を入れる箇所の計算式が壊れていたりすることがあります。

これらのミスが後々発覚すると、シフト提出が遅れてしまったり、調整が予定より遅れてしまうなどトラブルのもとになります。

勤怠管理システムを使ってシフト管理をする

エクセルによりシフト管理も効率的ではありますが、より進んだ方法に勤怠管理システムを用いた管理方法があります。

エクセルでは自作でシフト表のフォーマットを作成し、必要な関数を入力しなければなりませんが、勤怠管理システムを用いればこのような手間を省くことができます。フォーマット作成時の関数入力ミスなども防ぐことができます。

また、勤怠管理システムは、PCのほかにスマートフォンなどのモバイルデバイスにより各従業員がシフトの申請をすることができるため、出勤していない従業員にもシフトの確認連絡をする必要がなく、お互いの連絡コストを減らすことができます。

管理者側としても、シフトの申請漏れなどをオンライン上で一括チェックができるため便利です。

さらに、勤怠管理システムはシフト管理以外にも給与計算などの機能を持つため、管理者の業務を効率化し、負担を軽減することができます。複数店舗を持つ企業の場合は、本社でデータを一元管理し分析することもできるため、店舗経営を効率化する戦略を立てる際にも役立ち、意思決定を正確に行えるようになります。

シフト管理を効率化することのメリット

シフト管理を効率化するメリットは、コスト、業務の効率性の主に2つあります。それぞれについて詳しく解説していきます。

実際のコストが低くなる

シフト管理の効率化を行うと、従業員の勤務状況やシフトの過不足を正確に把握することができるようになります。長期間データを収集すれば、曜日や時間帯の傾向を把握することができ、どこに人員を割けばよいのか知ることができます。

このように、シフト管理の効率化は、データを収集することで人員の過不足を均一化し、最適な人員配置を可能にしてくれます。無駄のない合理的な人員配置ができれば、それだけ無駄な人件費が削減できます。

業務の効率が全体的に上がる

シフト管理を効率化すると、シフト作成や管理のコストが減り、管理業務全体が効率化します。従業員同士の休暇取得や出勤時間の調整を効率化すれば調整・連絡コストが減り、業務効率化が期待できます。

また、適切にシフトを管理し従業員の希望を極力叶えられる予定を組むことによって、従業員のモチベーションが低下することも防ぐ効果があります。

特に、役割の大きな従業員などへの業務過多が恒常化すると、管理部門への不信感からモチベーションが低下したり、最悪の場合離職してしまうことがあります。シフト管理を適切に行うことで、貴重な人材を最大限活用し、効率的な業務体制を構築することができます。

勤怠管理システムを導入したシフト管理のメリット

勤怠管理システムによるシフト管理は、シフト情報の一括管理が可能であったり、シフト表の作成や従業員への通知機能などが備わっているなど、様々な点でメリットがあります。それぞれについて詳しく解説していきます。

従業員のシフトをオンラインで一括管理することが可能

勤怠管理システムでシフト管理をすると、入力した従業員のシフト情報をオンラインで一括管理することが可能になります。これにより、今まで難しかった従業員間でのシフト情報の共有ができるようになります。

また、最新のシフト管理システムは、従業員が手持ちのPCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスからシフトの提出、シフト表の確認、打刻などができるようになっているため、シフトの申請漏れを防いだり、従業員のシフトのチェック漏れを防ぐことができます。

自動的にシフトが作成させるため仕事が減る

勤怠管理システムは、専用のフォーマットに従業員が希望を入力すれば、自動でシフトを作成してくれます。これにより、面倒なフォーマットの作成を省くことができ、フォーマット作成時の関数の入れ忘れなど人為的なミスも防ぐことができます。

また、勤怠管理システムではシフト表の作成だけでなく、目標に対して管理・分析も行えます。チームでの目標達成にも上手に利用しましょう。

従業員への通知機能が備わっている

勤怠管理システムによるシフト管理では、専用アプリなどからシフト提出期限の通知などを行える機能が備わっています。

これにより、シフトの提出期限を延長することも減り、ストレスなく各従業員の希望シフトの受け取りや確認、調整ができるようになります。

シフト管理をするならジョブカンを利用しよう

ジョブカンは、あらゆる勤務形態に対応し、直感的な画面操作で簡単にシフトの申請や作成が可能な勤怠管理システムです。

休暇申請や承認のフローがシンプルに行えるため管理部門への負担が少なく、シフト管理の工数を減らすことが可能です。

また、リアルタイムで従業員の勤務状況も確認できるため、シフト制であって拠点ごとに出勤情報を確認でき、効率的な管理体制を作り上げることができます。

カスタマイズ性も高く細かな調整が可能なため、独自性の高い勤務体系を採用している企業でもしっかりと対応してくれます。

シフト管理まとめ

シフト管理は会社全体の業務の効率性を左右する重要な仕事ですが、負担が大きく課題を感じている企業が多いのが現状です。

シフト管理はシフト表の作成のみならず、売上や予算に対してどのように人員配置するかがポイントになっており、シフト管理を効率的に行うだけで人件費の削減や利益のさらなる獲得が見込めます。

アナログ管理やエクセル表によるシフト管理は管理コストが大きくなりやすく、従業員との情報の共有などにも多くの課題があります。

シフト管理は人員配置など経営戦略の中心になる業務です。今後は勤怠管理システムによる合理的な管理がますます有効になってくると考えられます。