昨今では、企業様の間でクラウド型勤怠管理システムの導入が増加しています。

勤怠管理をクラウド上で行うことで従来のタイムカードよりも正確な時間に打刻することができる、社員の情報をリアルタイムで認識できる、給与計算のミスが減るなど様々なメリットがあります。

弊社では元々タイのローカル企業様にサービスを提供させていただいておりましたが、ありがたいことに日系企業様からの問い合わせが増加したためタイ国内でご活躍中の日系企業様にも本格的にサービスを提供するようになりました。

今回はそんな弊社サービスのクラウド型勤怠管理システム「ジョブカン」にタイムカードから変えたらどうなるのか。

具体的にどのくらい楽になるのか、比較しながらご紹介していきます。

タイムカードよりも楽？クラウド型勤怠管理システム「ジョブカン」とは

クラウド型勤怠管理システムとは、あらゆる勤怠管理業務をウェブ上で一元管理ができるようになるサービスです。

弊社クラウド型勤怠管理システム「ジョブカン」の機能を一部ご紹介します。

出退勤管理

スタッフの出退勤を管理することができます。

打刻方法も豊富でタイ国内では

・顔認証打刻

・指静脈認証打刻

・ICカード打刻

・PC、スマートフォンからのGPS打刻

等が利用できます。

オフィスでは顔認証打刻、出先ではスマートフォンから打刻など柔軟に利用することができます。

出退勤の情報はリアルタイムで確認、管理ができ、アラート機能で注意喚起などもできるのでよりシビアに管理することができます。

また残業申請をしていない場合に、残業を行うことができないようにするという仕様もあります。

この場合残業申請を行っていないスタッフは退勤処理が自動で行われます。

日本で厳格化された36協定超過者の勤務時間を抽出できるなど、法令順守のためにも役立つ機能も備わっています。

日本の働き方改革、タイの労働者保護法にも完全対応なので安心してご利用いただけます。

シフト管理

シフト管理はシフト制の職場やアルバイト・パートがいる職場で活用できます。

この機能では、スタッフはウェブ上で希望のシフト申請を行うことができ、その申請をもとに管理者がシフトの作成、公開ができます。

特別な技能を持ったスタッフ同士や仲の悪いスタッフを一緒にしないためのNG設定もできます。

休暇申請管理

休暇申請管理機能を使えば、どこからでも休暇の申請を出すことができ、管理者も承認、却下をどこでも行うことができます。

カスタマイズ豊富な管理機能

豊富なカスタマイズ機能で企業様ごとに合わせた設定をすることができます。

例えば、日本人の管理者はすべてのグループを管理できるが、タイ人の管理者には自分のグループしか管理できないようにする。

といったような設定も可能です。

勤簿出力

社員の勤務時間や勤務日数、有給取得日数などを自動でデータ集計し、リアルタイムで出力ができます。

このように、勤怠管理に必要な多くの機能をウェブ上に網羅することで業務の効率性を高めることができます。

クラウド型勤怠管理システム「ジョブカン」とタイムカードの違い

従来のタイムカードとクラウド型勤管理システム「ジョブカン」の違いについて解説していきます。

両者を比較すると以下のようになります。

コスト面の違い

タイムカードは一見低コストに思えますが、タイムレコーダーの導入費用や壊れた際の修理費用、管理を行う方の人件費なども必要となり、意外にコストがかかります。

「ジョブカン」にはランニングコストがかかりますがそのメリットは大きいです。

会社の場合、総務や人事部門が管理を行うことがほとんどですが、彼らは社員やアルバイトの遅刻や欠勤、カードの押し忘れなどにも気を配る必要があります。

このように、タイムカードのランニングコストは機材もありますがむしろ人件費に多くかかってきます。

一方、「ジョブカン」の場合、ランニングコストは使用者の人数に応じて発生し、無駄なコストが削減できます。
また、初期費用はございません。

「ジョブカン」なら、システムの管理にかかる時間が少ないため、管理コスト自体は大幅な削減が期待できます。

正確性の違い

タイムカードの場合、正確に勤怠情報を記録することが難しいです。

出張した先から直行直帰の場合などは本人や代理の社員が手書きで記録するなどアナログな方法に頼らざるを得ないため、正確性に欠けることがあります。

特にタイでは不正打刻を心配されるお客様が多く、タイムカードでは防ぐ術がありません。

一方、「ジョブカン」の場合は、PC、スマートフォンを用いて打刻を行うことができます。

「ジョブカン」であればインターネット回線があれば場所にとらわれないため、出先であっても本人が自ら申告することができ、正確な時刻で管理が可能です。

また「ジョブカン」には不正を防止する打刻方法もご用意。

顔認証や指静脈認証があるので、それらを利用することで不正打刻の防止になります。

オプションで使用できるアラート機能なども用い、申告漏れのリスクを最小化することができます。

利便性の違い

タイムカードはレコーダーによる管理が必要なため、事業所が多い場合、各事業所ごとにレコーダーが必要です。

事業所の数が増えれば当然レコーダーもその数導入する必要があります。

そして月末にはすべての事業所のデータを、一か所に集めなくてはいけなくなります。

「ジョブカン」の場合、機器を利用した打刻をする場合、各事業所に機器を設置する必要があるのは、タイムカードレコーダーと同じです。

しかし、データはすべてクラウド上に保存されるので月末に集める作業は必要ありません。

モバイルGPS打刻などを用いる場合は機器を設置することなくコストを抑えることができます。

また出退勤の情報はすべてウェブ上でリアルタイムに確認ができるのでスタッフが今、どこの事業所にいるのかなども把握できます。

クラウド型勤怠管理システム「ジョブカン」を導入するメリット

「ジョブカン」を導入すると、どのようなメリットがあるのか。

大きく分けると３つあります。

勤怠管理の正確性を高める

「ジョブカン」を導入するメリットの1つ目として、勤怠情報の正確性が高まることが挙げられます。

「ジョブカン」ではPC、スマートフォンやタブレット等で出退勤の時間を打刻し、打刻記録はデータとしてクラウド上で管理されるため、手作業によるデータ転記ミスがありません。

エクセル表などで勤怠管理をしていると、どうしても転記時に人的ミスが発生し、支払いの不足など大きな問題になってしまうことがあります。

「ジョブカン」での勤怠管理では、このようなリスクを排除してくれます。

また、「ジョブカン」では出勤・退出時間の打刻時に指紋や指静脈などの生体情報を用いたセキュリティシステムを導入することができ、第三者の不正利用を防ぐことができます。

このようなセキュリティ面でのサポートはタイムカードにはないメリットと言えるでしょう。

給与計算システムと連携し効率的な計算が可能になる

「ジョブカン」では、記録されたデータを出力することができるため、そのファイルを給与計算システムにそのまま利用することができます。

給与計算時の転記も必要なく、給与システムからの明細の発行もスムーズに行えます。

データ転記等の作業が発生しなくなることにより、人件費やタイムカード代の削減、タイムカードを保管する倉庫のスペースと費用の節減にもつながります。

現在タイでは「ジョブカン給与計算」は利用できないため、外部の給与計算ソフトと合わせて利用する必要があります。

しかし現在、タイでも「ジョブカン給与計算」を開発中。「２０２０年内公開予定」

「ジョブカン勤怠管理」と「ジョブカン給与計算」を使えば、勤怠管理をして連動してそのまま給与まで出すことができます。

バージョンアップ・法改正時にサポートが受けられる

「ジョブカン」であれば、法律の改正や社内規定の一部変更による勤怠や給与体系の変化にも即座に対応することができます。

オンプレミス型勤怠管理システムの場合は、自社でサーバーを保有するため法改正等の対応にはシステム部門の人件費などがコストとして発生することになりますが、「ジョブカン」であれば弊社で対応いたします。

法改正であれば無償アップグレード対応をしますので、システムの変更はノーコストで行うことができます。

タイムカードよりもクラウド型の勤怠管理システムを導入しよう

これまでご紹介してきたように、クラウド型勤怠管理システム「ジョブカン」はタイムカードよりも正確性や利便性において優れていると言えます。

「ジョブカン」を使えば上記で解説したようなクラウド型勤怠管理システムとしての、メリットを最大限引き出すことができます。

ジョブカンは出勤・退勤時の打刻をモバイル、PC、ICカードや指静脈、顔認証による生体認証など多彩な方法で行うことができ、何時でも安全・正確に打刻することができ不正防止にもなります。

社員の勤務状況は自動で集計され、データとしてPDFやExcelに出力、ダウンロードすることが可能です。

転記などの時間が不要なため、給与計算のミスが減り人件費や業務コストの削減が可能になります。

「ジョブカン」は日本の働き方改革やタイの労働法にも完全対応。

例えば、年5日の有給休暇取得、月60時間以上の時間外労働に対する割増賃金、勤務間インターバル制度などの新たな義務や制度に対応しており、労基への報告業務も安心して行えるようになっています。

他にも、休暇の申請・承認を行える機能など事業所として必要な勤怠システムが充実しており、これらを導入すればこれまでアナログで管理していた各システムを一元的に管理でき、様々なコストが削減できます。

勤怠管理や給与計算は誤りがあると会社、社員への不利益につながってしまうため、ミスの許されない業務です。

だからこそ、人為的なミスのリスクを最小化し、組織の業務コストを減らすことができる「ジョブカン」は多くのお客様にご利用いただいております。

是非「ジョブカン」で勤怠管理を効率化してください。